Lead-Management-Workflow

Dieses Dokument beschreibt, wie Kundenanfragen (Leads) im ADP Car Market Hub-Plugin erstellt, gespeichert, überprüft und verarbeitet werden. Es deckt Lead-Daten, Statusverwaltung, CSV-Export, E-Mail-Routing, Einwilligungskonfiguration, Anpassung von E-Mail-Vorlagen und Webhook-Integration ab.

Wann Sie dieses Dokument verwenden sollten

Lesen Sie dieses Dokument, wenn Sie:

• Kundenanfragen, die über Fahrzeugdetailseiten eingehen, überprüfen, bearbeiten oder exportieren müssen.
• Die Empfänger-E-Mail-Adresse, das Einwilligungs-Kontrollkästchen oder die E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen konfigurieren.
• Leads über einen Webhook an ein externes CRM oder Benachrichtigungssystem weiterleiten möchten.
• Verstehen müssen, welche Daten gespeichert werden und wie Leads mit Fahrzeugdatensätzen verknüpft sind.

Für einen schnellen täglichen Überprüfungs-Workflow siehe Tägliche Arbeitsabläufe.

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Übersicht

Wenn ein Besucher eine Kontaktanfrage oder eine Probefahrtsanfrage auf einer Fahrzeugdetailseite sendet, führt das Plugin folgende Schritte aus:

1. Validiert die Übermittlung (Pflichtfelder, Nonce-Verifizierung, Honeypot-Spamschutz, Ratenbegrenzung).
2. Sendet eine HTML-Benachrichtigungs-E-Mail an den konfigurierten Empfänger.
3. Sendet eine HTML-Bestätigungs-E-Mail an den Besucher.
4. Speichert den Lead als WordPress Custom Post Type (as24ci_lead).
5. Löst den Action-Hook as24ci_lead_saved aus (wodurch der Webhook ausgelöst wird, falls konfiguriert).
6. Erfasst ein lead_sent Analytics-Ereignis (falls Analytics aktiviert ist).

Alle Leads sind im Admin-Tab ADP Car Market Hub → Leads zugänglich.

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Anforderungen oder Voraussetzungen

• Eine Fahrzeugdetailseite muss für Besucher zugänglich und das Kontaktformular muss aktiviert sein.
• Damit E-Mail-Benachrichtigungen zugestellt werden können, muss WordPress in der Lage sein, E-Mails über wp_mail() zu senden. In vielen Shared-Hosting-Umgebungen funktioniert dies standardmäßig. Auf einigen Servern ist möglicherweise ein SMTP-Plugin erforderlich.
• Das Feld Empfänger-E-Mail auf dem Leads-Tab sollte konfiguriert sein, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen an die richtige Adresse gehen.
• Um die Probefahrtsfunktion zu nutzen, muss sie unter Features aktiviert sein und die verfügbaren Tage, das Zeitfenster sowie die Slot-Dauer müssen auf dem Leads-Tab konfiguriert sein.

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Lead-Datenfelder

Jeder Lead speichert die folgenden Informationen:

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Schritt-für-Schritt-Anleitung

Leads überprüfen

1. Navigieren Sie zu ADP Car Market Hub → Leads.
2. Die Lead-Liste ist so sortiert, dass die neuesten Einsendungen zuerst angezeigt werden.
3. Jede Zeile zeigt: Datum, Name, E-Mail, Telefon, Fahrzeug, Nachricht (gekürzt) und aktuellen Status.
4. Verwenden Sie das Suchfeld, um Leads nach Name, E-Mail, Fahrzeugtitel oder AutoScout24 Listing-ID zu finden.
5. Verwenden Sie den Statusfilter, um nur Leads mit einem bestimmten Status anzuzeigen (Neu, Kontaktiert, Abgeschlossen oder Spam).
6. Klicken Sie auf eine Lead-Zeile, um die vollständigen Details einschließlich des Fahrzeug-Links und des Termindatums anzuzeigen.

Lead-Status ändern

Der Lead-Status gibt an, wo sich die jeweilige Anfrage in Ihrem Verkaufsprozess befindet:

So ändern Sie den Status eines Leads:

1. Suchen Sie den Lead im Leads-Tab.
2. Wählen Sie den neuen Status aus dem Status-Dropdown-Menü neben dem Lead aus.
3. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Leads in eine CSV-Datei exportieren

1. Navigieren Sie zu ADP Car Market Hub → Leads.
2. Wenden Sie optional einen Suchfilter oder Statusfilter an, um nur eine Teilmenge der Leads zu exportieren.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren.
4. Eine CSV-Datei wird heruntergeladen. Der Dateiname enthält das aktuelle Datum (zum Beispiel leads-2026-04-30.csv).
5. Die CSV-Datei enthält ein UTF-8 BOM, sodass sie in Microsoft Excel ohne Codierungsprobleme korrekt geöffnet wird.
6. Die CSV-Spalten sind: Datum, Name, E-Mail, Telefon, Fahrzeugtitel, Fahrzeug-ID, Nachricht, Probefahrt (Ja/Nein), Termin.

Einen Lead löschen

1. Suchen Sie den Lead im Leads-Tab.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben dem Lead.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dadurch werden der Lead und seine Metadaten dauerhaft entfernt.

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Lead-Einstellungen konfigurieren

Die Lead-Einstellungen finden Sie auf dem Tab ADP Car Market Hub → Leads (Bereich Einstellungen).

Empfänger-E-Mail

Das Plugin verwendet die folgende Prioritätsreihenfolge, um zu bestimmen, wohin Lead-Benachrichtigungs-E-Mails gesendet werden sollen:

1. Globale Empfänger-E-Mail-Überschreibung (Leads-Tab → Feld „Empfänger-E-Mail“). Unterstützt eine kommagetrennte Liste von E-Mail-Adressen, um an mehrere Empfänger zuzustellen.
2. CMH Team-Kontakt — die E-Mail des aktiven Teammitglieds, das für das Fahrzeug ermittelt wurde (Zuweisung pro Fahrzeug, Filial-Standard oder globaler Standard). Siehe CMH Team und Kontakt-Routing.
3. Öffentliche E-Mail des Verkäuferprofils (gespeichert als as24ci_seller_email User-Meta im Benutzerkonto des Fahrzeugautors).
4. E-Mail-Adresse des WordPress-Kontos des Fahrzeugautors.
5. WordPress-Admin-E-Mail (Einstellungen → Allgemein → Administrator-E-Mail-Adresse) als letzter Fallback.

Um alle Lead-Benachrichtigungen an eine oder mehrere feste Adressen weiterzuleiten, tragen Sie diese in das Feld Empfänger-E-Mail auf dem Leads-Tab ein. Wenn die Regel Eine Kopie an die allgemeine E-Mail-Adresse des Autohauses senden im CMH Team aktiviert ist, erhält die allgemeine E-Mail-Adresse des Autohauses ebenfalls eine Kopie jeder Anfrage.

Sichtbarkeit von Formularfeldern

Die Felder „Name“ und „E-Mail“ werden immer angezeigt. Die folgenden Felder können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden:

• Telefonnummer-Feld — blendet das Telefonfeld im Kontaktformular ein oder aus.
• Nachrichtenfeld — blendet das Freitext-Nachrichtenfeld ein oder aus. Wenn es deaktiviert ist, ist keine Nachricht erforderlich und die Leads enthalten keinen Nachrichtentext.

Einwilligungs-Kontrollkästchen

• Einwilligungs-Kontrollkästchen aktivieren — wenn aktiviert, wird ein Einwilligungs-Kontrollkästchen im Kontaktformular angezeigt. Der Besucher muss es aktivieren, bevor das Formular abgesendet werden kann.
• Einwilligungstext — die Beschriftung, die neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird. Enthält in der Regel einen Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung.
• Datenschutzerklärung-URL — URL Ihrer Datenschutzerklärung-Seite. Kann aus dem Einwilligungstext heraus verlinkt werden.

Diese Einstellungen werden gemäß den Optionen des Plugins gespeichert und sind sofort im Frontend-Kontaktformular wirksam.

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E-Mail-Vorlagen

Das Plugin unterstützt benutzerdefinierte E-Mail-Betreffzeilen und Textvorlagen sowohl für die Benachrichtigung des Autohauses als auch für die Bestätigungs-E-Mail an den Kunden.

Vorlagen unterstützen die folgenden {placeholder}-Platzhalter:

E-Mail an das Autohaus:

• Betreff — passen Sie den Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger an. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird der Standardbetreff verwendet („Fahrzeuganfrage: {vehicletitle}“ oder „Probefahrtsanfrage: {vehicletitle}“).
• Inhalt — vollständiger HTML-E-Mail-Inhalt. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird die Standardvorlage verwendet.

Bestätigungs-E-Mail an den Kunden:

• Betreff — passen Sie den Bestätigungsbetreff an, der an den Besucher gesendet wird.
• Inhalt — vollständiger HTML-Bestätigungsinhalt.

Wenn benutzerdefinierte Vorlagen konfiguriert sind, ersetzen sie den Standardinhalt vollständig. Der Header Reply-To der Benachrichtigungs-E-Mail an das Autohaus wird auf den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden gesetzt.

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Webhook-Integration

Das Plugin kann ausgehende Webhooks bei Lead-Ereignissen auslösen, um eine Integration mit externen Systemen (CRM, Slack, Zapier usw.) zu ermöglichen.

Die Konfiguration erfolgt im Einstellungsbereich Leads:

Die Webhook-Nutzlast für einen neuen Lead enthält: Ereignisname (new_lead), Zeitstempel, Lead-ID und Lead-Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Fahrzeug-ID, Fahrzeugtitel, Fahrzeug-URL).

Fehlgeschlagene Webhook-Zustellungen werden bis zu 3-mal über WP-Cron wiederholt.

Die HMAC-SHA256-Signatur ist im Anfrage-Header enthalten und kann vom empfangenden Endpunkt verwendet werden, um die Authentizität zu überprüfen. Geben Sie das Webhook-Geheimnis nicht öffentlich weiter.

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Betriebshinweise

• Ratenbegrenzung: Das Kontaktformular akzeptiert maximal 5 Einsendungen pro IP-Adresse und 5 Minuten. Einsendungen, die dieses Limit überschreiten, erhalten eine Fehlermeldung, ohne dass ein Lead erstellt oder eine E-Mail gesendet wird.
• Honeypot-Spamschutz: Das Kontaktformular enthält ein verstecktes Feld, das Menschen leer lassen, automatisierte Bots jedoch normalerweise ausfüllen. Wenn das Honeypot-Feld ausgefüllt ist, wird die Einsendung stillschweigend abgelehnt.
• Lead-Speicherung: Leads werden als WordPress Custom Post Type (as24ci_lead) gespeichert. Sie sind nicht öffentlich sichtbar und erscheinen nicht in Standard-Beitragslisten, es sei denn, man greift über den Admin-Tab „Leads“ darauf zu.
• Datenaufbewahrung: Leads verbleiben in WordPress, bis sie manuell gelöscht werden oder bis das Plugin deinstalliert wird, wobei die Option „Daten bei Deinstallation löschen“ in den Einstellungen aktiviert sein muss.
• Probefahrt-Leads: Probefahrtbuchungen werden ebenfalls als Leads mit is_test_drive = 1 und einem appointment_date gespeichert. Sie erscheinen im selben Leads-Tab und CSV-Export neben den regulären Kontaktanfragen.
• Analytics-Tracking: Wenn ein Lead erfolgreich gespeichert wird und die Analytics-Funktion aktiviert ist, wird ein lead_sent-Ereignis für das Fahrzeug erfasst.
• Mehrere Empfänger: Um Lead-Benachrichtigungen an mehrere E-Mail-Adressen zu senden, tragen Sie diese als kommagetrennte Liste in das Feld „Empfänger-E-Mail“ ein.

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Fehlerbehebung

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Verwandte Dokumente

• Tägliche Arbeitsabläufe
• Benutzerhandbuch
• Administrator-Handbuch
• Fahrzeug-Import-Workflow
• Frontend-Nutzungs-Workflow

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