Arbeitsabläufe im Lead-Management

Dieses Dokument beschreibt, wie Kundenanfragen (Leads) im ADP Car Market Hub-Plugin erstellt, gespeichert, überprüft und verarbeitet werden. Es behandelt Lead-Daten, Statusverwaltung, CSV-Export, E-Mail-Routing, Einwilligungskonfiguration, Anpassung von E-Mail-Vorlagen und Webhook-Integration.

Wann Sie dieses Dokument verwenden sollten

Lesen Sie dieses Dokument, wenn Sie:

• Kundenanfragen, die über Fahrzeugdetailseiten eingehen, überprüfen, bearbeiten oder exportieren müssen.
• Die Empfänger-E-Mail-Adresse, das Einwilligungs-Kontrollkästchen oder die E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen konfigurieren.
• Leads über Webhooks an ein externes CRM- oder Benachrichtigungssystem weiterleiten möchten.
• Verstehen müssen, welche Daten gespeichert werden und wie Leads mit Fahrzeugdatensätzen verknüpft sind.

Für einen schnellen täglichen Überprüfungsablauf siehe Tägliche Arbeitsabläufe.

---

Übersicht

Wenn ein Besucher eine Kontaktanfrage oder eine Probefahrtsanfrage auf einer Fahrzeugdetailseite sendet, führt das Plugin folgende Schritte aus:

1. Validiert die Übermittlung (Pflichtfelder, Nonce-Verifizierung, Honeypot-Spam-Schutz, Ratenbegrenzung).
2. Sendet eine HTML-Benachrichtigungs-E-Mail an den konfigurierten Empfänger.
3. Sendet eine HTML-Bestätigungs-E-Mail an den Besucher.
4. Speichert den Lead als Custom Post Type WordPress (as24ci_lead).
5. Löst den Action-Hook as24ci_lead_saved aus (wodurch der Webhook gestartet wird, falls konfiguriert).
6. Erfasst ein Analytics-Ereignis lead_sent (falls Analytics aktiviert ist).

Alle Leads sind im Admin-Tab ADP Car Market Hub → Leads zugänglich.

---

Anforderungen oder Voraussetzungen

• Eine Fahrzeugdetailseite muss für Besucher zugänglich und das Kontaktformular muss aktiviert sein.
• Damit E-Mail-Benachrichtigungen zugestellt werden können, muss WordPress in der Lage sein, E-Mails über wp_mail() zu versenden. In vielen Shared-Hosting-Umgebungen funktioniert dies direkt nach der Installation. Auf einigen Servern ist möglicherweise ein SMTP-Plugin erforderlich.
• Das Feld Empfänger-E-Mail im Tab «Leads» sollte konfiguriert sein, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen an die richtige Adresse gesendet werden.
• Um die Probefahrtsfunktion zu nutzen, muss sie unter Funktionen aktiviert sein, und die verfügbaren Tage, das Zeitfenster sowie die Slot-Dauer müssen im Tab Leads konfiguriert werden.

---

Lead-Datenfelder

Jeder Lead speichert die folgenden Informationen:

---

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Leads überprüfen

1. Navigieren Sie zu ADP Car Market Hub → Leads.
2. Die Lead-Liste ist so sortiert, dass die neuesten Einsendungen zuerst angezeigt werden.
3. Jede Zeile zeigt: Datum, Name, E-Mail, Telefon, Fahrzeug, Nachricht (gekürzt) und aktuellen Status.
4. Verwenden Sie das Suchfeld, um Leads nach Name, E-Mail, Fahrzeugtitel oder AutoScout24-Listing-ID zu suchen.
5. Verwenden Sie den Statusfilter, um nur Leads mit einem bestimmten Status anzuzeigen (Neu, Kontaktiert, Abgeschlossen oder Spam).
6. Klicken Sie auf eine Lead-Zeile, um die vollständigen Details einschliesslich des Fahrzeug-Links und des Termindatums anzuzeigen.

Lead-Status ändern

Der Lead-Status hält fest, wo sich die jeweilige Anfrage in Ihrem Verkaufsprozess befindet:

So ändern Sie den Status eines Leads:

1. Suchen Sie den Lead im Tab «Leads».
2. Wählen Sie den neuen Status aus dem Status-Dropdown-Menü neben dem Lead aus.
3. Die Änderung wird sofort gespeichert.

Leads als CSV exportieren

1. Navigieren Sie zu ADP Car Market Hub → Leads.
2. Wenden Sie optional einen Suchfilter oder Statusfilter an, um nur eine Teilmenge der Leads zu exportieren.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren.
4. Eine CSV-Datei wird heruntergeladen. Der Dateiname enthält das aktuelle Datum (zum Beispiel leads-2026-04-30.csv).
5. Die CSV-Datei enthält ein UTF-8-BOM, sodass sie in Microsoft Excel ohne Codierungsprobleme korrekt geöffnet wird.
6. Die CSV-Spalten sind: Datum, Name, E-Mail, Telefon, Fahrzeugtitel, Fahrzeug-ID, Nachricht, Probefahrt (Ja/Nein), Termin.

Einen Lead löschen

1. Suchen Sie den Lead im Tab «Leads».
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben dem Lead.
3. Bestätigen Sie den Löschvorgang, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dadurch werden der Lead und seine Metadaten dauerhaft entfernt.

---

Lead-Einstellungen konfigurieren

Die Lead-Einstellungen finden Sie im Tab ADP Car Market Hub → Leads (Bereich «Einstellungen»).

Empfänger-E-Mail

Das Plugin verwendet die folgende Prioritätsreihenfolge, um zu bestimmen, wohin Lead-Benachrichtigungs-E-Mails gesendet werden:

1. Globale Empfänger-E-Mail-Überschreibung (Tab «Leads» → Feld «Empfänger-E-Mail»). Unterstützt eine kommagetrennte Liste von E-Mail-Adressen, um an mehrere Empfänger zuzustellen.
2. CMH Team-Kontakt — die E-Mail des aktiven Teammitglieds, das für das Fahrzeug ermittelt wurde (Zuweisung pro Fahrzeug, Filial-Standard oder globaler Standard). Siehe CMH Team und Kontakt-Routing.
3. Öffentliche E-Mail des Verkäuferprofils (gespeichert als as24ci_seller_email-User-Meta im Benutzerkonto des Fahrzeugautors).
4. E-Mail-Adresse des WordPress-Kontos des Fahrzeugautors.
5. WordPress-Admin-E-Mail (Einstellungen → Allgemein → Administrator-E-Mail-Adresse) als letzter Fallback.

Um alle Lead-Benachrichtigungen an eine oder mehrere feste Adressen weiterzuleiten, tragen Sie diese in das Feld Empfänger-E-Mail im Tab «Leads» ein. Wenn die Regel Eine Kopie an die allgemeine E-Mail-Adresse der Garage senden im CMH Team aktiviert ist, erhält die allgemeine E-Mail-Adresse der Garage ebenfalls eine Kopie jeder Anfrage.

Sichtbarkeit von Formularfeldern

Die Felder «Name» und «E-Mail» werden immer angezeigt. Die folgenden Felder können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden:

• Telefonnummer-Feld — blendet das Telefonfeld im Kontaktformular ein oder aus.
• Nachrichten-Feld — blendet das Freitext-Nachrichtenfeld ein oder aus. Wenn es deaktiviert ist, ist keine Nachricht erforderlich und die Leads enthalten keinen Nachrichtentext.

Einwilligungs-Kontrollkästchen

• Einwilligungs-Kontrollkästchen aktivieren — wenn aktiviert, wird ein Einwilligungs-Kontrollkästchen im Kontaktformular angezeigt. Der Besucher muss dieses aktivieren, bevor das Formular abgesendet werden kann.
• Einwilligungstext — die Beschriftung, die neben dem Kontrollkästchen angezeigt wird. Enthält normalerweise einen Verweis auf Ihre Datenschutzerklärung.
• Datenschutzerklärung-URL — URL Ihrer Datenschutzerklärung-Seite. Kann im Einwilligungstext verlinkt werden.

Diese Einstellungen werden gemäss den Optionen des Plugins gespeichert und sind auf dem Frontend-Kontaktformular sofort wirksam.

---

E-Mail-Vorlagen

Das Plugin unterstützt benutzerdefinierte E-Mail-Betreffzeilen und Textvorlagen sowohl für die Benachrichtigung der Garage als auch für die Bestätigungs-E-Mail an den Kunden.

Vorlagen unterstützen die folgenden {placeholder}-Platzhalter:

E-Mail an die Garage:

• Betreff — passen Sie den Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail an den Empfänger an. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird der Standardbetreff verwendet («Fahrzeuganfrage: {vehicletitle}» oder «Probefahrtsanfrage: {vehicletitle}»).
• Inhalt — vollständiger HTML-E-Mail-Inhalt. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird die Standardvorlage verwendet.

Bestätigungs-E-Mail an den Kunden:

• Betreff — passen Sie den Bestreff der Bestätigung an den Besucher an.
• Inhalt — vollständiger HTML-Bestätigungsinhalt.

Wenn benutzerdefinierte Vorlagen konfiguriert sind, ersetzen sie den Standardinhalt vollständig. Der Header Reply-To der Benachrichtigungs-E-Mail an die Garage wird auf den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden gesetzt.

---

Webhook-Integration

Das Plugin kann ausgehende Webhooks bei Lead-Ereignissen auslösen, um eine Integration mit externen Systemen (CRM, Slack, Zapier usw.) zu ermöglichen.

Die Konfiguration erfolgt im Einstellungsbereich Leads:

Die Webhook-Nutzlast für einen neuen Lead enthält: Ereignisname (new_lead), Zeitstempel, Lead-ID und Lead-Daten (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Fahrzeug-ID, Fahrzeugtitel, Fahrzeug-URL).

Fehlgeschlagene Webhook-Zustellungen werden bis zu 3-mal über WP-Cron wiederholt.

Die HMAC-SHA256-Signatur ist im Header der Anfrage enthalten und kann vom empfangenden Endpunkt verwendet werden, um die Authentizität zu überprüfen. Geben Sie das Webhook-Geheimnis nicht öffentlich weiter.

---

Betriebliche Hinweise

• Ratenbegrenzung: Das Kontaktformular akzeptiert maximal 5 Einsendungen pro IP-Adresse und 5 Minuten. Einsendungen, die dieses Limit überschreiten, erhalten eine Fehlermeldung, ohne dass ein Lead erstellt oder eine E-Mail gesendet wird.
• Honeypot-Spam-Schutz: Das Kontaktformular enthält ein verstecktes Feld, das Menschen leer lassen, automatisierte Bots jedoch normalerweise ausfüllen. Wenn das Honeypot-Feld ausgefüllt ist, wird die Einsendung stillschweigend abgelehnt.
• Lead-Speicherung: Leads werden als Custom Post Type WordPress (as24ci_lead) gespeichert. Sie sind nicht öffentlich sichtbar und erscheinen nicht in Standard-Beitragslisten, es sei denn, es wird über den Admin-Tab «Leads» auf sie zugegriffen.
• Datenaufbewahrung: Leads verbleiben in WordPress, bis sie manuell gelöscht werden oder bis das Plugin deinstalliert wird, sofern die Option «Daten bei Deinstallation löschen» in den Einstellungen aktiviert ist.
• Probefahrt-Leads: Probefahrt-Buchungen werden ebenfalls als Leads mit is_test_drive = 1 und einem appointment_date gespeichert. Sie erscheinen im selben Tab «Leads» und im CSV-Export neben den regulären Kontaktanfragen.
• Analytics-Tracking: Wenn ein Lead erfolgreich gespeichert wird und die Analytics-Funktion aktiviert ist, wird ein lead_sent-Ereignis für das Fahrzeug erfasst.
• Mehrere Empfänger: Um Lead-Benachrichtigungen an mehrere E-Mail-Adressen zu senden, tragen Sie diese als kommagetrennte Liste in das Feld «Empfänger-E-Mail» ein.

---

Fehlerbehebung

---

Verwandte Dokumente

• Tägliche Arbeitsabläufe
• Benutzerhandbuch
• Administrator-Handbuch
• Fahrzeug-Import-Arbeitsablauf
• Arbeitsabläufe im Frontend

---